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續 帳棚（三） 我想起第一天發生的一件事，setup的第一個步驟是搬資料－－把舊資料抄到新檔案裡。這個步驟在動作上不會超過十個click，但汲及三個不同的file，要做得對，必須concept清，「知道自己做緊乜野」。 按以往training的經驗，我發現很多同事，特別是junior，其實都唔知自己做緊乜野，每次總是有人做錯這個步驟。 Training的時候倒無所謂，做錯了也沒關係，但現在來真的，只要其中一click做錯，就可以把舊資料洗去，舊資料包括了上年已出街的會計報表，那是花費了許多人力資源－－auditor setup，寶 modify，audit manager多番檢閱修改，partner（老板）最後審批的製成品。而且在手誤刪檔以後，有時要到下一個會計年度才發現，而我們公司的server只會keep一兩個月的backup。 在這種有風險的步驟上，我認為最保險的做法就是由我或少數幾個我信任的人，例如寶，親自操刀。但我和寶都有事在身，十來個file還可以自家做，幾百個．．． 我想或許可以集中訓練一兩個盡責，又熟稔電腦的junior，專責這個步驟。 與寶討論這件事的時候，她溫柔地說出她的想法──寧可花多一點時間做training，直到每個同事都會做這個步驟，好過甚麼事情都靠一兩個人做。 如果每個同事都會做，無疑是最好的，長遠來說，也是必須的。但training．．．自問同事得的training 真是不算少－－ 單單學習setup會計報表（主要是教auditor data entry，把TB裡的account分類，然後選擇早已設計好的報表內容，做簡單的modify，不需學習任何design mode的事情），我已經給予新人長達３５小時的講解和實習，何止鉅細無遺，簡直長到佢地又悶我又悶。 可是，雖然我這麼努力講解，也預備了許多練習給他們做，最大問題是有些同事做練習時求其做左就算，錯左自己都唔知，又或者知都唔會認真問返；雖然為數不多，但只要有一兩個日後就可能出事。 每次train完，同事達到那一個程度，我心裡其實沒有底；出去以後他們就各自以參差的理解程度與技術做事；你叫我怎能放心？ 但是這次我又不可以讓他們所謂自己碰一兩次釘，因為那些都是真file，出唒街的；若有甚麼冬瓜豆腐，到audit manager興師問罪的時候，最終還是怪責到我身上。 （所以做負責人很多時不是下屬想像中那麼爽的，自己錯固然要負責，別人造成的錯誤你也難辭其疚。） 那麼這次我怎能既讓他們自己學著做，又肯定不會出事？ 感謝主！我無意中「撞」中了一個以前未試過的方法──就是在講解與示範後，在實際搬資料時逐個逐個陪著同事做，直到確定每個人都完全明白整個步驟。 哈利路亞，這個方法奏效了！ 雖然許多同事在開始時都做得有點猶疑，有的會出錯，但因為我在旁，可以及時糾正錯誤，確保了每一筆舊資料的安全。 更重要的是，我會在旁因應他們個別猶疑的地方提出許多引導性問題，讓他們理解每個click的意義。 雖然這樣做頗費時間，但是很值得。現在我可以很放心讓他們自己搬資料，至今一直沒有出現以往那些層出不窮的問題。 不過．．．搬資料只是setup第一個步驟，萬里長征第一步。 （待續．．．） |
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