續 帳棚（二） 「點解人地外國又做得到呢？唔通中國人真係爭咁遠？」 這個問題從以往就在我腦子裡。我曾經到過加拿大參觀其他使用CW的公司，他們也是用CW做WP和會計報表的，當然，也是由個別auditor自己setup。為什麼人家做得到，我們做不到呢？ 以往我認為可能是外國人普遍比我們更熟習電腦（feel comfortable），但幾年前這可能是事實（例如五年前我進公司的時候，大部份WP都是手寫的，我使用Excel做WP的程度，已算是先鋒。）但今時今日的香港年青人誰不會電腦呢？甚麼ICQ，MSN，Excel，Word，這批大學畢業生根本每天也在接觸著電腦。 神向我說話以後，我開始看見，其實問題在於我像許多中國人的父母那樣，一直低估了這些年青人的能力，提供了過份的協助，反而限制了他們自身能力發展。 我曾經提過，我們公司的會計報表模版（template），遠比外國的更為複雜和精密（sophisticated）。 外國的template只有一個簡單的框框，auditor就好像一般使用word和excel時，自己做table，自己set formula，自己把數字從TB link過來，自己set note number reference〈抱歉，我盡量想用全中文，但真是很難表達〉自己打字，事事都是自己做。 但在我們引入CW的時候（那時我還未進入這公司），從一開始公司就決定僱用專業consultant，把template設計到一個地步，auditor不需認識任何design mode功能，不需自行設計任何部份，只需做最簡單的data entry，click checkbox，就可以自動做出整份會計報表。 為了達到這個目的，我們的template用了非常多的計算和skip / hide condition。 舉個例，像table underline（間線）看來這麼簡單的事，要讓每條線因應不同情況全自動出現或隱藏，必須預先考慮到所有可能出現的情況，幾時不用underline，幾時出single underline，幾時出double underline，全部用formula預先設定好。
我們公司現在的template是預先包含了整個SSAP（香港會計準則）所有可能出現的附註（notes to financial statement），附註裡每一行（row），每段文字，絕大部份都是全自動或只要click一個checkbox就會出現或隱藏，你可以想像那是多麼複雜的一個設計。 這種自動化程度，在全世界使用CW的會計師樓中，如果不叫登峰造極，也絕對是很高級的，在加拿大上training的時候，那位專業導師也認同這點。 當初這樣設計的動機當然是希望auditor用得更輕鬆，更方便；結果卻製造出一班連一條underline也不會／不願自己加，只會不住投訴的同事。 雖然我們預先設定的table數目已過百，但每份會計報表都有其獨特之處，無可避免仍會有小部份不能預先顧及，但這就製成許多抱怨。 許多同事連自己加一行space也膩麻煩，於是我們又設立了專人負責每份會計報表剩下那一兩成需要modify的部份（姊妹寶的主要職務就在於此）。 Auditor未嘗試過設計任何一部份，自然無法體會八九成內容會自動出現，設計者在背後其實為他們做了多少事情，難度有多高。而要他們浪費寶貴時間遷移玉步把account遞給寶加工，當然又算是CW另一種「不方便」。 而我呢？ 每次接到投訴和出現新的情況，我就越發把責任放在自己身上，希望把template做得更盡善盡美，兼顧更多變化，使auditor可以更方便，更甚麼都不用自己做。 現在回看真是有點不可思議，但這就是我一直在做的。 （待續．．．） |
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