續 帳棚(三)

我想起第一天發生的一件事,setup的第一個步驟是搬資料--把舊資料抄到新檔案裡。這個步驟在動作上不會超過十個click,但汲及三個不同的file,要做得對,必須concept清,「知道自己做緊乜野」。
按以往training的經驗,我發現很多同事,特別是junior,其實都唔知自己做緊乜野,每次總是有人做錯這個步驟。

Training的時候倒無所謂,做錯了也沒關係,但現在來真的,只要其中一click做錯,就可以把舊資料洗去,舊資料包括了上年已出街的會計報表,那是花費了許多人力資源--auditor setup,寶 modify,audit manager多番檢閱修改,partner(老板)最後審批的製成品。而且在手誤刪檔以後,有時要到下一個會計年度才發現,而我們公司的server只會keep一兩個月的backup。

在這種有風險的步驟上,我認為最保險的做法就是由我或少數幾個我信任的人,例如寶,親自操刀。但我和寶都有事在身,十來個file還可以自家做,幾百個...

我想或許可以集中訓練一兩個盡責,又熟稔電腦的junior,專責這個步驟。
與寶討論這件事的時候,她溫柔地說出她的想法──寧可花多一點時間做training,直到每個同事都會做這個步驟,好過甚麼事情都靠一兩個人做。

如果每個同事都會做,無疑是最好的,長遠來說,也是必須的。但training...自問同事得的training 真是不算少--

單單學習setup會計報表(主要是教auditor data entry,把TB裡的account分類,然後選擇早已設計好的報表內容,做簡單的modify,不需學習任何design mode的事情),我已經給予新人長達35小時的講解和實習,何止鉅細無遺,簡直長到佢地又悶我又悶。

可是,雖然我這麼努力講解,也預備了許多練習給他們做,最大問題是有些同事做練習時求其做左就算,錯左自己都唔知,又或者知都唔會認真問返;雖然為數不多,但只要有一兩個日後就可能出事。
每次train完,同事達到那一個程度,我心裡其實沒有底;出去以後他們就各自以參差的理解程度與技術做事;你叫我怎能放心?

但是這次我又不可以讓他們所謂自己碰一兩次釘,因為那些都是真file,出唒街的;若有甚麼冬瓜豆腐,到audit manager興師問罪的時候,最終還是怪責到我身上。
(所以做負責人很多時不是下屬想像中那麼爽的,自己錯固然要負責,別人造成的錯誤你也難辭其疚。)

那麼這次我怎能既讓他們自己學著做,又肯定不會出事?
感謝主!我無意中「撞」中了一個以前未試過的方法──就是在講解與示範後,在實際搬資料時逐個逐個陪著同事做,直到確定每個人都完全明白整個步驟。

哈利路亞,這個方法奏效了!

雖然許多同事在開始時都做得有點猶疑,有的會出錯,但因為我在旁,可以及時糾正錯誤,確保了每一筆舊資料的安全。
更重要的是,我會在旁因應他們個別猶疑的地方提出許多引導性問題,讓他們理解每個click的意義。

雖然這樣做頗費時間,但是很值得。現在我可以很放心讓他們自己搬資料,至今一直沒有出現以往那些層出不窮的問題。

不過...搬資料只是setup第一個步驟,萬里長征第一步。

(待續...)



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    赤誠 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()